Avancerede vagtplaner

CrewPlan har et væld af avancerede funktioner som gør det både nemmere at lave vagtplaner, men også funktioner som kan bruges til at opbygge avancerede vagtplaner, hvor der eksempelvis gøres brug af roller som sikrer at kun frivillige med de rette kompetencer (roller) kan se og dermed tage en vagt.

Roller

For de enkelte vagtplan du opretter, kan du oprette et ubegrænset antal roller som du kan danne en vagtplan med. Hvis du eksempelvis opretter en vagtplan for en bar på en festival, kan du oprette rollerne Barchef, Bartender, Afrydder, Økonomi, Service, Oprydning. Dernæst tilføjer du rollen til den eller de frivillige som skal have adgang til at vælge vagter med den rolle. En frivillig kan have flere roller og forskellige roller fra individuelle vagtplaner.

Når du bruger roller i en vagtplan er der derfor vigtigt at du kender de enkelte frivilliges kompetencer, for at kunne tildele rollerne korrekt. Bemærk at det kun er administratorer som kan tildele roller, de frivillige kan ikke selv vælge roller.


Afhængige vagter

Du har også mulighed for at lave vagter som først bliver synlige hvis en frivillig er tilmeldt en anden vagt - dette kan sammenkædes sådan at du eksempelvis kan bruge CrewPlan til at lade dine frivillige tilmelde sig et informationsmøde og kun de som er tilmeldt til dette, kan tilmelde sig til del 2 af samme møde. Kun din fantasi sætter grænser for hvordan dette kan bruges.


Specialvagter

Specialvagter kan bruges sådan at du kan oprette specielle typer af vagter som de frivillige kun kan tage et begrænset antal af pr. vagtplan. Du kan eksempelvis oprette Formiddagsvagter og kun tillade at de frivillige tager én af disse, så snart den frivillige har valgt en formiddagsvagt forsvinder alle de andre af samme type. Du kan vælge om den frivillige kan tage kun 1 eller et andet antal.

Tilføj filer

Til enhver vagt kan du uploade filer som de frivillige skal have adgang til før de tilmelder sig, det kan være en frivillighåndbog, code of conduct eller andet relevant information som du mener at de frivillige har brug for.

Når CrewPlan automatisk sender en advisering ud pr. email 24 timer før (valgfrit) sendes link til filerne med til den frivillige sådan at der altid er nem adgang til dem. Filerne kan også tilgås fra den frivilliges egen side "Mine vagter".

Log funktion
For alle vagter kan du som administrator se en log for den enkelte vagt, hvornår blev den oprettet, hvornår tilmeldte hvilke frivillige sig o.l.