Sådan bruger du venteliste funktionen i CrewPlan

I CrewPlan har du mulighed for at aktivere en venteliste pr. vagt. På den måde kan dine frivillige få mulighed for at stå på en venteliste til en attraktiv vagt hvis der bliver en ledig plads.

Bemærk at ventelistefunktionen ikke pt. automatisk kommer de frivillige på vagten hvis der er en ledig plads, det er altså en administrator som skal rykke den frivillige fra ventelisten over på vagten.

Sådan bruger du ventelistefunktionen.

Du opretter vagten helt som vanligt inde i vagtplanen, markerer tidsrummet og ser vinduet herunder.
Hvis du ønsker at aktivere ventelisten for vagten krydser du af i feltet Venteliste. Ja det var egentlig det eneste trin du skulle gøre.

Nu bliver vagten besat af de frivillige op til og med de pladser som du har angivet, i dette tilfælde 5 Åbne vagter og 1 Vagtleder. Her fungerer alt som det plejer både for dig og for de frivillige.

Men når vagten er fuldt besat vil der for de frivillige ske det, at vagten forsat er synlig (så det skal du være opmærksom på) men i stedet for knappen "Tag vagt" vises nu en knap "Skriv mig på ventelisten". Klikker den frivillige på knappen skal den frivillige lige bekræfte sit valg og herefter er personen nu skrevet på ventelisten. Vagten gemmes nu for den frivillige. Der vises for en frivillige en knap "Min venteliste" øverst på siden med åbne vagter hvor den frivillige kan se hvilke vagter de er skrevet på venteliste til og her er også mulighed for at fjerne sig fra ventelisten.

Når du som administrator går ind på vagtplanen og vil tilføje frivillige kan du nemt se hvorvidt der er en aktiv venteliste på en vagt, der vises et symbol i toppen af vagten. Se herunder.

Hvis du vil tilføje en frivillig til en vagt hvor der er en aktiv venteliste, klikker du på den type frivillig du vil tilføje, i nedenstående tilfælde er der klikket på typen Åben. Der åbnes nu det vindue du kender hvor du kan tilføje og fjerne frivillige fra vagten. Men fordi der er en aktiv venteliste på vagten, vises nu et nyt faneblad "Venteliste" hvor der angives hvor mange frivillige der har skrevet sig på venteliste til vagten. Der vises kun frivillige der kan tage vagten, så hvis der bruges en rolle er det kun frivillige der er tilmeldt ventelisten som har den pågældende rolle "Vagtleder" der ville blive vist hvis du klikkede på Vagtleder.

De frivillige på ventelisten listes kronologisk sådan at den der ligger øverst var den første der skrev sig på ventelisten.
Hvis du klikker på Tilføj til vagt bliver personen flyttet fra ventelisten over til vagten (og dermed slettes personen fra ventelisten).

Der sendes automatisk en email til den frivillige om at du har rykket dem fra ventelisten over på selve vagten.

Hvis du har forslag til forbedringer til ventelistefunktionen så send os en email, vi glæder og til at høre dit input.