Med et væld af avancerede funktioner, kan du nemt oprette vagtplaner der matcher netop jeres behov.
På kun få timer er du i stand til at lave vagtplaner til hundrede eller tusinder frivillige, der lader den enkelte frivillige selv tilmelde sig de vagter de ønsker sig.
Du kan eksempelvis oprette en vagtplan kun for barpersonale hvor der er roller til bartendere, afryddere, barmanager, kassebetjening eller lige præcis sådan som det passer til jeres venue. Der er ingen grænse for hvor mange vagtplaner du kan oprette eller du kan nøjes med en enkelt vagtplan, der dækker samtlige funktioner. Kun jeres fantasi og behov bestemmer hvordan I vil bruge CrewPlan's mange avancerede funktioner til at skabe en vagtplan der matcher netop jeres behov.
Med roller kan du for hver vagtplan oprette specifikke roller der matcher jeres organisation, det kunne være hvem der har ansvar, hvem der har kørekort, hvem der er erfarne eller uerfarne, systemet er så fleksibelt at det kan anvendes på et utal af måder. Roller oprettes per vagtplan og tildeles dernæst af en administrator til de frivillige der matcher rollen, det er ikke muligt for de frivillige selv at tage en rolle.
Når du dernæst opretter en vagt kan du sætte antal af hver enkelt rolle, det kan også kombineres med åbne pladser som alle kan tage.
Roller oprettes per vagtplan og skal tildeles til de frivillige. I ovenstående eksempel er der oprettet 4 roller der matcher en vagtplan for en bar.
Opret vagter med roller
I ovenstående eksempel er der oprettet 4 vagter over to dage, du opretter nemt vagter i et kalendersystem som du kender det fra eks. Outlook kalender eller lignende. Kun de frivillige der er tildelt en af de tre roller kan se vagten og tage vagten. Når pladserne er taget forsvinder vagten automatisk.
Hold styr på timeantal
I vagtplan-kalenderen kan du nemt se hvor mange timers vagter der er oprettet, det gør det nemt at holde styr på ikke at få oprettet hverken for få eller for mange vagter, sådan at jeres frivillige ikke møder en tom vagtplan eller jeres vagter kommer til at ende ubesatte.
Gør vagter afhængig af tidligere vagter
Du kan lave vagter som først er tilgængelige når en frivillig har taget en tidligere vagt, det kan bruges til at sikre at de samme frivillige deltager sammen, eller at de har deltaget ved første del af et uddannelsesforløb.
Vagtplan indstillinger
Alle vagtplaner du laver har individuelle indstillinger som er gyldige for de vagter oprettet deri. Du kan sagtens nøjes med kun én vagtplan (det gør de fleste) men hvis nødvendigt kan du også oprette individuelle vagtplaner for ansvarsområder, fysiske områder, eller hvordan det passer bedst til jeres organisation.
Alle vagtplaner skal have en titel, denne vises i oversigten og bruges til rapporter m.v.
Det er muligt at vise information til de frivillige som ser vagtplanen, det kan være information om kontaktpersoner, links til filer eller andet der gør det nemmere for de frivillige.
Du kan gøre en vagtplan "Offentlig" for alle frivillige der er logget ind i jeres CrewPlan konto, alternativt kan du med brugergrupper vælge at kun nogle frivillige kan se vagtplanen og tage vagterne.
Du kan aktivere "Måltider" funktionen sådan at de frivillige, ved de vagter hvor du vælger det, skal vælge forplejning. Eksempelvis ved vagter over frokost kan du tilbyde at de frivillige kan vælge imellem forskellig forplejning, så ved du nøjagtig hvor mange kyllingsandwich der skal bestilles.
Du kan bestemme hvilketid for vagterne, det gør i ovenstående tilfælde at de frivillige ikke kan tage vagter med mindre end 8 timer i mellem.
Bestem nemt hvornår en frivillig ikke længere selv kan droppe en vagt, men i stedet skal kontakte en ansvarsperson.
Det er muligt at styre hvor langt frem der vises tilgængelige vagter, det kan være for at skjule kommende arrangementer, eller for at sikre at enkelte frivillige ikke optager samtlige pladser langt frem.
Som standard skjuler CrewPlan de vagter som den frivillige ikke kan tage, enten fordi den er optaget eller de ikke har den nødvendige rolle. Dette kan ændres til at samtlige vagter vises, omend vores anbefaling er at bruge standard indstillingen.
Hvis det ikke er ønsket at en vagtplan skal være offentlig for alle jeres frivillige, kan der oprettes brugergrupper og bestemme hvilke brugergruppers medlemmer der kan se vagtplanen. Læs mere om brugergrupper her.