Optimeret til SportEvents
Med små 10 års erfaring inden for rekruttering og planlægning af frivillige ved utallige sportevents, er CrewPlan den oplagte samarbejdspartner til jeres næste store sportevent.
Med unikke funktioner til eks. samarbejde med foreninger om frivilligopgaver, udtræk af afregningsdata, individuelle vagtplaner pr. forening m.v. gør CrewPlan det nemmere end nogensinde at planlægge frivillige til store sportevents.
Eventmodulet følger med licenser fra 500 frivillige.
Nem rekruttering i hold
Hver forening har unik side til rekruttering.
Eksempel på CrewPlan rekruttering til en sportevent
klik for at forstørre
Langt de fleste store sportevents kræver et stort antal dedikerede frivillige, for at kunne tilbyde det niveau af service og sikkerhed der kræves for en succesfyldt afvikling.
Med CrewPlan er det nemt at rekruttere frivillige fra forskellige foreninger samtidig med at I bevarer overblikket over hvilke foreninger der stiller med hvor mange frivillige. Det gør det nemt at garantere en fair og passende betaling pr. frivillig eller pr. time der bliver lagt af foreningens frivillige i jeres sportevent.
Når I indgår samarbejde med en forening laver I nemt et unikt link til foreningen som alle deres frivillige tilmelder sig via, det giver dem adgang til kun de opgaver som der er aftalt med foreningen. Det kunne eksempelvis være en cykelklub som modtager 850,- pr. frivillig for at håndtere publikumsservice i et område af jeres sportevent, frivilligkoordinatoren opretter en vagtplan for publikumsservice der matcher det antal personer og opgaver der er aftalt, herefter inviteres foreningen til at oprette deres frivillige via det unikke link, de kan herefter kun se de opgaver der er oprettet til foreningen.
Efter jeres sportevent er afsluttet er det nemt for jer at trække præcise data ud fra CrewPlan om hvor mange frivillige og antal timer hver enkelt forening har optjent og dernæst afregne det korrekte beløb.
Logisk opdelte vagtplaner
Muligheden for at oprette en vagtplan pr. funktion eller område
Når man afvikler store sportevents som eksempelvis VM i kano&kajak sprint, 2022 UCI Mountain Bike Marathon World Championships eller skal sikre en god etapestart for Tour de France er der virkelig mange funktioner og områder som alle skal sikres det rette antal frivillige og endnu vigtigere de rigtige frivillige.
Med CrewPlan kan du oprette alle de vagtplaner du har brug for, nogle kan være private og kun ses af en eller flere foreninger, andre er åbne for alle de frivillige og enkelte er måske helt private og kan kun ses af administratorer. Fælles for dem alle er at du nemt kan få et overblik over hvor mange vagter der er taget og hvor mange der mangler, det sikrer at frivilligkoordinatorerne kan have fokus på de vigtigste steder i planlægningen og med det samme ved hvilke foreninger eller områder der skal have ekstra fokus.
klik for at forstørre
Nem tilmelding
Gør det nemt for Adhoc frivillige at tilmelde sig.
Eksempel på opgaver til Tour de France i Sønderborg 2021
Når administrator har oprettet eventens opgaver (vagter) i CrewPlan's nemme interface, kan de frivillige nemt og hurtigt få overblik over hvilke opgaver det er muligt at tilmelde sig.
Opgaverne er kun synlige for godkendte ansøgere og listes i et flot og overskueligt design. Er der brug for mere information er det muligt at vedhæfte filer til opgaven (vagten), det kunne eksempelvis være frivillighåndbog, opgavebeskrivelse eller noget helt andet.
Når alle pladser på en opgave er besat, forsvinder den fra kalenderen for alle frivillige.
Opmærksomhed på sociale medier
Optimal deling på sociale medier gør det nemmere at blive set!
Når arbejdet med at rekruttere frivillige går i gang, er det med CrewPlans eventsider nemt at komme ud på de sociale medier.
Hver event har mulighed for sin egen tilpassede tekster og overskrifter, som bruges når en eventside deles på eksempelvis Facebook.
Det giver jeres frivilligkoordinator - samt de frivillige selv - mulighed for at dele deres passion for jeres event med familie og venner på eksempelvis Facebook, Twitter og Instagram.
GDPR compliance og Privacy by design
Grundstenene i CrewPlan
Når man som arrangør skal rekruttere hundredvis eller tusindvis frivillige til nogle af Danmarks største sport- og kulturbegivenheder, er det essentielt at man som afvikler har fuldstændig styr på GDPR sådan at der ikke bliver indsamlet oplysninger fra frivillige som ikke har givet tilsagn til dette. Her står I stærkt med CrewPlan som fra begyndelsen er udviklet med fokus på GDPR compliance samt privacy by design.
Det betyder at ingen frivillige kan oprette en profil uden at have givet tilsagn til jeres (og vores) privatlivspolitik, det betyder også at alle oplysninger på den frivillige, både indtastede oplysninger samt eventuelle dokumenter som den frivillige har uploadet altid opbevares krypteret. Alle forbindelser sker med stærk kryptering og vi tester løbende at vores sikkerhed er i top via automatiserede tests.
CrewPlan's privacy by design betyder også at I kan bede ansøgere om at uploade kopi af personfølsomme dokumenter, eller I kan gemme kopier af dokumenter på den frivilliges profil som stiller krav til sikkerhed.
Vi foretager backup af alle data 4 gange i døgnet og gemmer alle data krypteret på vores servere som naturligvis alle står i EU.
Kompetent og lokal support
CrewPlan er danskudviklet og tilbyder support i særklasse
Med snart 10 års erfaring med udvikling af frivilligsystemer kan vi tilbyde konsulentbistand til eksempelvis hvordan I bedst muligt kan rekruttere frivillige til jeres kommende event, samt komme med input til hvordan CrewPlan bedst muligt kan understøtte jeres events opbygning, hvorvidt det er ud fra fysiske lokationer eller organisatioriske hensyn så er CrewPlan utrolig fleksibelt og kan understøtte praktisk talt enhver type samt størrelse af event.
Vi samarbejder med landsorganisationer inden for sportevents om planlægning samt afviklikling af Danmarksmesterskaber samt Verdensmesterskaber, flere danske kommuner har valgt CrewPlan til at rekruttere og planlægge deres frivilligaktiviteter til Tour de France 2021 og vi samarbejder med NGO og foreninger i hele landet inden for musik, kultur og sociale tilbud blandt andet med et bredt samarbejde med Region Syddanmark.
Vores support er klar på alle hverdage inden for almindelig kontortid. Hvis jeres event kræver udvidet support eller at vi er fysisk tilstede ved eventen kan dette tilkøbes som VIP support - dette aftales særskilt per kunde.
